Pracodawca prowadząc proces rekrutacyjny opiera się o dokumenty aplikacyjne kandydatów - CV, list motywacyjny oraz na przykład nadesłane referencje. Pierwszy etap polega głównie na przeczytaniu CV i odrzuceniu tych, które nie spełniają w rażący sposób wymagań stawianych na danym stanowisku. Następnie rekruter wybiera kandydatów na podstawie listu motywacyjnego.
Właśnie dlatego każdy dokument aplikacyjny powinien być przygotowany perfekcyjnie, ponieważ to gwarancja zakwalifikowania się do kolejnego etapu jakim jest rozmowa kwalifikacyjna.
W CV zawarte są syntetyczne dane na temat naszego doświadczenia i naszych kwalifikacji. Pracodawcy poszukują w nich zadanych kryteriów odpowiednich na konkretnym stanowisku. Jest to weryfikowane w oparciu o kryteria „spełnia”/”nie spełnia”. Jeżeli dany kandydat spełni wszystkie kryteria wyboru, rekruter z pewnością sięgnie w następnej kolejności po jego list motywacyjny.
Po analizie CV pracodawca otrzymuje listę kandydatów spełniających zadane wymagania. Przed kolejnym etapem jakim jest rozmowa kwalifikacyjna musi on jeszcze wnikliwie prześledzić listy motywacyjne, które są już bezpośrednim przekazem samego kandydata. Pracodawca w ten sposób może poznać jego mocne strony, a często nawet jest w stanie stworzyć wstępny profil osobowościowy kandydata. Dlatego też nasz list motywacyjny musi być prawdziwy i stworzony przez nas samych. Postarajmy się również, aby zachęcał on do przeczytania go do samego końca, przecież na tym nam zależy.
Warto także pamiętać, że o ile może się zdarzyć, że Twoje CV będzie w mniejszym lub większym stopniu zbliżone zawartością do CV innego Kandydata, o tyle już w przypadku listu motywacyjnego nie ma takiej możliwości (no chyba, że skorzystasz ze ściągniętego z internetu szablonu czego raczej nie polecamy). Zatem jasne jest, że list motywacyjny musi dokładnie opisywać Twoje umiejętności w odniesieniu do konkretnego ogłoszenia i to w sposób interesujący dla rekrutera.
Przygotowując listę kandydatów do rozmowy kwalifikacyjnej, pracodawca będzie starał się odpowiedzieć na pytanie „dlaczego właśnie tą osobę mam zatrudnić?”. Postarajmy się, aby osoba czytająca nasz list motywacyjny znalazła odpowiedź. Sprawmy, aby nasz list w pełni odpowiadał na oczekiwania pracodawcy zawarte w ogłoszeniu. Nie zmuszajmy go by sam doszukiwał się naszych zalet, raczej to powinniśmy wypisać wszystkie nasze atuty i poprzeć je konkretnymi przykładami z życia zawodowego.
Pamiętajmy, aby list motywacyjny spełniał wszystkie przedstawione wymagania, w tym by nie przekraczał jednej strony A4. Przecież chcemy, aby został on przeczytany z ciekawością przez osobę podejmująca decyzję o liście kandydatów zapraszanych na rozmowę kwalifikacyjną. List nie może być też za krótki bo wystawisz sobie tym samym nieciekawe świadectwo jako osoby, która nie ma zbyt wiele ciekawego do powiedzenia na swój temat. Najlepiej zatem, aby całość była spójna, na temat, bez zbędnych opisów i trzymała logiczny szyk.