Nie stworzysz uniwersalnego listu motywacyjnego. Jeżeli tak się stanie lub ściągniesz taki list z internetu, będziesz jednym z wielu, a przecież możesz być tym jedynym. Postaraj się i napisz list motywacyjny samodzielnie i niech on będzie uszyty pod potrzeby danego stanowiska." – JobPolska, poradnik kariery

List motywacyjny - ogólne zasady

1. Nie pisz powieści, postaraj się napisać krótki i czytelny list motywacyjny, który zmieści się na jednej stronie A4. Przeczytaj najpierw dokładnie ogłoszenie o pracę i skup się tylko na istotnych faktach, postaraj się przewidzieć oczekiwania przyszłego pracodawcy.
2. Nie zmuszaj Rekrutera do zatrudniania grafologa, dlatego napisz swój list motywacyjny na komputerze, ale podpisz go własnoręcznie.
3. Staraj się, aby Twój list motywacyjny wyglądał profesjonalnie, dlatego nie opieraj się o sformułowania „ja chciałbym”, „ja mógłbym” itp. Przedstaw konkretne biznesowe podejście, oferując swoje kwalifikacje i doświadczenie.
4. Nie powtarzaj informacji zawartych w CV, dlatego zanim przystąpisz do pisania listu motywacyjnego musisz mieć przygotowane CV.
5. Sprawdź aktualność swojego CV.
6. Nie zapomnij napisać na jakie stanowisko aplikujesz.
7. W liście motywacyjnym można umieścić klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów procesu rekrutacyjnego, jednak jest to mało profesjonalne. Taka zgoda powinna znaleźć się w CV.
8. Przyjmij formę listu, np.:

Twój list powinien wyglądać profesjonalnie, dlatego powinieneś zacząć od nawiązania dlaczego osoba, która go czyta, w ogóle go otrzymała.

W momencie kiedy odpowiadasz na konkretne ogłoszenie w pierwszym zdaniu swojego listu nawiąż do niego, np.:

„Szanowni Państwo,

W nawiązaniu do ogłoszenia o pracę z dnia … na stanowisko ……… (nr ref.: ……), opublikowanego na łamach serwisu jobpolska.pl, chciałbym/chciałabym wyrazić ogromne zainteresowanie i zgłosić swą kandydaturę do wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym. …………………”

Jeżeli wysyłasz aplikację „spontaniczną”, czyli bez powołania się na konkretne stanowisko, uzasadnij dlaczego wybrałeś akurat tego pracodawcę oraz wskaż i uzasadnij do jakiego działu kierujesz swoja aplikację i na jakim stanowisku chciałbyś pracować.

Dodatkowo podkreśl to dlaczego przyszły pracodawca powinien wybrać właśnie Ciebie na oferowane stanowisko.

Motywacja

Pokaż przyszłemu pracodawcy, że wybór Twojej osoby na dane stanowisko będzie korzystny zarówno dla Ciebie jak i dla niego. Naprowadź pracodawcę na to jak wiele firma może zyskać zatrudniając Ciebie. Pokaż, że oferowane stanowisko odpowiednio Cię motywuje do rozwoju własnego, a tym samym do długoterminowego rozwoju w firmie pracodawcy. Obecnie pracodawcy nie chcą inwestować krótkoterminowo w pracowników, dlatego pokaż, że chcesz się związać na dłuższy okres i osiągać razem sukcesy.

Prostota i czytelność przekazu w liście motywacyjnym

Staraj się aby Twój list wyglądał profesjonalnie. Nie używaj słów, których znaczenia nie znasz.

Zachowaj odpowiednią formę graficzną, dobierz właściwą czcionkę i jej wielkość (zalecany rozmiar to 12). Nie popełniaj błędów ortograficznych ani gramatycznych, to na pewno zniechęci osobę czytającą.

Postaraj się nie zanudzić osoby, która będzie czytała Twój list, nie spraw również, aby był on zbyt oficjalny. Należy zbalansować łatwość jego czytania z profesjonalnym słownictwem i pokazaniem, że zna się dobrze tematykę o której piszesz.

Łatwość wypowiedzi i komunikacja

Podczas pisania listu motywacyjnego staraj się nie powtarzać tych samych zwrotów, pokażesz tym niezbyt bogaty zasób słownictwa. Nie używaj standardowych stwierdzeń, postaraj się wyróżnić.

Pamiętaj, że Twój list motywacyjny powinieneś napisać sam, ponieważ jeżeli zrobi to ktoś inny, będzie używał on innego stylu wypowiedzi, który będzie odmienny od Twojego, a to od razu wyjdzie na rozmowie kwalifikacyjnej i będzie działało na Twoją niekorzyść.

Nawiąż kontakt z Rekruterem poprzez list motywacyjny

List motywacyjny to odpowiednie miejsce, aby powiedzieć, że jesteś otwarty i chętnie odpowiesz na wszelkie pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Podkreślisz tym, że łatwo nawiązujesz kontakty, co jest cenioną cechą wśród kandydatów.

W liście motywacyjnym możesz również odnieść się do otrzymanych referencji z poprzednich miejsc pracy. Nie zapomnij dodać kontaktu do osoby oraz jego stanowiska, która będzie w stanie potwierdzić te referencje. Możesz je załączyć do listu motywacyjnego, jednak nie zapomnij wówczas wypunktować listy tych załączników.

Podsumowując, profesjonalny list motywacyjny musi posiadać:

1. Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
2. Miejscowość i data jego sporządzenia
3. Imię i nazwisko osoby prowadzącej rekrutację
4. Nazwa i adres firmy do której przesyłasz list motywacyjny
5. Zwrot grzecznościowy (np. "Szanowna Państwo")
6. Treść listu motywacyjnego: a) wstęp – np. nawiązanie do ogłoszenia, podanie numeru referencyjnego oferty oraz stanowiska na jakie aplikujemy b) część główna zawierająca wszystkie nasze atuty oraz uzasadnienie naszej kandydatury c) zakończenie – w tym gotowość do rozmowy kwalifikacyjnej
7. Zwrot grzecznościowy na koniec (np. "Z wyrazami szacunku")
8. Własnoręczny podpis – jeżeli wysyłasz list elektronicznie wówczas postaraj się wysłać skan wersji papierowej.
9. Wykaz załączników jeżeli takowe będziesz zamieszczać do listy motywacyjnego.